Les frais d’entretien constituent une grande part du budget annuel de votre coopérative. Vous ne pouvez pas réduire votre hypothèque, vos assurances ou vos taxes foncières, mais vous pouvez décider de réduire vos frais d’entretien. Et on pense souvent que des frais moindres sont une bonne chose.
Pas si vite! En ce qui concerne les frais d’entretien, une réduction ne signifie pas une amélioration. Une réduction des frais d’entretien pourrait signifier que vous avez cessé de prendre soin de votre propriété.
Vous devez trouver un équilibre entre l’entretien de votre coopérative et le fait de conserver vos dépenses raisonables. Pour ce faire, vous devez vous doter d’un bon plan d’entretien.
Les avantages de l’entretien planifié
L’entretien planifié vous permet de maintenir votre coopérative en bon état maintenant, tout en la protégeant pour l’avenir.
L’entretien planifié signifie que vous pouvez :
- prévoir les dates des travaux à l’avance;
- effectuer les travaux à un moment qui convient aux membres;
- éviter de payer cher pour des travaux d’entretien urgents;
- regrouper les travaux pour obtenir un meilleur prix;
- prendre le temps d’obtenir une bonne valeur en utilisant des pratiques d’achat pour obtenir des cotations concurrentielles;
- éviter de piger dans votre fonds de réserve de remplacement d’immobilisations trop tôt en maintenant votre propriété en bon état.
Si ce n’est pas de l’entretien planifié, c’est quoi?
De l’entretien correctif c’est-à-dire des travaux que vous ne pouviez pas anticiper, mais que vous devez faire comme, par exemple, réparer quelque chose parce qu’un membre le demande. Vous pourriez devoir réparer sans attendre une toilette qui fuit, une fenêtre cassée, enfin presque n’importe quoi et ce, tout de suite.
L’entretien planifié réduit la nécessité d’un entretien correctif plus coûteux. Si vous maintenez les choses en bon état, elles briseront moins souvent et devront rarement être remplacées. Même s’il y aura toujours des travaux d’entretien correctif à effectuer, le fait de les maintenir au minimum permettra de conserver des frais plus bas.
Alors nous devrions établir un plan d’entretien. Que devrait-il couvrir?
Un bon plan vous indique :
- tous les travaux que vous devrez réaliser;
- qui effectuera les travaux;
- combien coûteront les travaux.
Il semble être difficile d’élaborer ce type de plan…
Oui, mais vous pouvez obtenir de l’aide. Utilisez le document Planification de l’entretien dans votre coopérative d’habitation.
La première étape pour établir votre plan est d’inspecter votre propriété. Dans le Guide, vous trouverez des formulaires d’inspection utiles. Lorsque vous aurez terminé les inspections, établissez un fichier maître général. Vous en trouverez également un exemple dans le Guide.
Utilisez le fichier maître général pour planifier le moment de vos travaux d’entretien et décider qui devrait les réaliser.
Le Guide présente les cycles de vie des différentes composantes et des différents systèmes de votre bâtiment et de votre propriété. (Le cycle de vie signifie la durée de vie d’une composante.) Prenez compte de ces cycles de vie lorsque vous déciderez du moment auquel vous devrez commencer les différents projets.
Le Guide comporte également des prix standards pour les composantes et les systèmes du bâtiment. Utilisez-les pour établir les coûts liés à votre plan d’entretien.
Le jeu en vaut la chandelle
L’établissement d’un plan d’entretien n’est pas chose facile, mais vous n’aurez pas à le faire chaque année. Il devra seulement être mis à jour tous les cinq ans. Vous pourriez également embaucher un expert pour préparer votre plan.
Un bon plan d’entretien vous aidera :
- à vous acquitter de vos responsabilités à l’égard de vos membres en maintenant leurs logements en bon état;
- à respecter les normes locales en matière de propriétés;
- à réaliser des économies sur les réparations d’urgence et les remplacements précoces;
- à renforcer l’attrait de votre coopérative.
Alors, ne réduisez pas vos frais d’entretien et voyez-les plutôt comme une économie pour la coopérative. En évitant les dépenses d’entretien maintenant, vous vous préparez à des dépenses plus élevées plus tard. Choisissez plutôt de suivre un bon plan d’entretien et établissez un budget qui l’appuie.
Pour obtenir d’autres renseignements, communiquez avec votre gestionnaire des relations à l’Agence.