La planification de la continuité des activités (PCA) est le processus d’élaboration de stratégies visant à réduire les répercussions d’une perturbation des activités opérationnelles normales. L’objectif de la planification de la continuité des activités est de veiller à ce que, même en cas de perturbation, les activités opérationnelles d’une coopérative puissent se poursuivre à un niveau réduit, mais acceptable.
Pourquoi la planification de la continuité des activités est-elle importante?
Il y a de nombreux types d’incidents qui peuvent entraver la capacité d’une coopérative à exercer ses activités. Les pandémies, les attaques informatiques et les événements météorologiques extrêmes (p. ex., les tempêtes de verglas) ne sont que quelques exemples parmi d’autres de situations susceptibles de perturber la capacité d’une coopérative à desservir ses membres. Aucun plan de continuité des activités n’aura toutes les réponses ni ne saura répondre à toutes les interruptions possibles, mais la présence d’un tel plan contribuera à réduire les répercussions et les conséquences. C’est pourquoi la planification de la continuité des activités est importante. Celle-ci donne à une coopérative la capacité de continuer à exercer ses activités essentielles avant, pendant et après un incident ou événement.
Comment créer un plan de continuité des activités?
Vous pouvez créer votre propre plan de continuité des activités en suivant quelques étapes essentielles.
1. Déterminer qui doit participer au processus : La planification de la continuité des activités est un processus collaboratif qui devrait comprendre les membres de l’équipe de gestion de la coopérative et, à l’occasion, quelques autres intervenants clés.
2. Comprendre les activités opérationnelles essentielles : La première étape de l’élaboration d’un plan de continuité des activités est de déterminer quelles sont les activités essentielles au fonctionnement de votre coopérative. La meilleure manière de les cerner est de se demander quelles seraient les répercussions si une activité ne pouvait pas être menée à bien. Par exemple, si les loyers mensuels n’étaient pas déposés, la coopérative serait-elle à risque de manquer un paiement hypothécaire? Tenez compte des répercussions possibles sur la santé et sécurité, les finances, les activités et les exigences légales et réglementaires ainsi que sur la réputation de votre coopérative. Si une activité est extrêmement importante et qu’il y avait des conséquences graves si elle n’était pas effectuée, cette activité est considérée comme une activité essentielle.
3. Comprendre les ressources clés : Déterminez quelles ressources sont requises pour effectuer les activités essentielles. Ces ressources peuvent comprendre les suivantes :
- Technologies de l’information : Quelles applications de TI soutiennent les activités essentielles?
- Personnes : De qui avez-vous besoin pour mener à bien les activités essentielles?
- Matériel : De quel matériel votre coopérative a-t-elle besoin pour effectuer les activités essentielles? Tenez compte du matériel de TI (p. ex., ordinateurs portables) et du matériel non lié aux TI (p. ex., outils).
- Données et renseignements : De quels renseignements et données votre coopérative a-t-elle besoin pour effectuer les activités essentielles? Les données sont-elles imprimées ou en format numérique? Où sont-elles enregistrées ou stockées?
- Interdépendances : Sur quels organismes et personnes comptez-vous pour effectuer vos activités essentielles (p. ex., banque ou caisse populaire, sous-traitants ou fournisseurs)?
4. Déterminer les stratégies et les mesures : Maintenant que vous comprenez quelles sont vos activités essentielles et quelles sont les ressources dont vous avez besoin, déterminez les stratégies et les mesures à employer en cas de perturbation des activités. Tenez compte des scénarios de continuité des activités suivants :
- Perte des TI : Comment mèneriez-vous à bien vos activités essentielles si vous perdiez accès à vos applications et systèmes de TI, à vos données et à vos renseignements? Quelles sont vos solutions de rechange manuelles? Êtes-vous en mesure de rétablir vos systèmes de TI ou vos données et renseignements numériques perdus? Faites-vous des copies de sauvegarde des données de votre coopérative? À quelle fréquence?
- Perte du bureau de votre coopérative : Comment poursuivriez-vous vos activités s’il était impossible d’accéder au bureau de votre coopérative? Y a-t-il un autre endroit où votre personnel pourrait travailler?
- Perte de personnel : Comment effectueriez-vous vos activités essentielles si les personnes qui en sont actuellement responsables tombent malades ou deviennent indisponibles pour toute autre raison? Y a-t-il une personne disponible pour prendre le relais des fonctions essentielles? Y a-t-il des procédures écrites que cette personne peut suivre?
- Perte d’un fournisseur de services de tiers : Y a-t-il des sous-traitants ou des fournisseurs de remplacement auxquels vous pouvez faire appel pour effectuer le travail? Dans le cas contraire, vos fournisseurs de services tiers essentiels disposent-ils de leur propre plan de continuité des activités?
5 . Déterminer les mesures à prendre : Après avoir établi vos stratégies, créez une liste de vérification des mesures à prendre. Celle-ci sert à établir les étapes que vous suivriez dans l’éventualité d’un événement perturbateur, tel que l’un des quatre scénarios décrits ci-dessus. N’oubliez pas d’inclure tant votre plan d’action pendant l’événement que vos mesures de reprise après l’événement.
6. Identifier les personnes : Déterminez la personne responsable de l’intervention en cas de perturbation de la continuité des activités, et nommez un remplaçant ou une remplaçante. Ces personnes devraient être choisies en fonction de leur disponibilité et de leur gamme de compétences, et non en fonction de leur niveau hiérarchique, comme le président au sein du conseil d’administration. Le dirigeant de l’intervention fournira de l’orientation et des conseils généraux, et sera soutenu par des intervenants clés qui mettront les mesures en pratique. Déterminez les intervenants externes auxquels vous pourriez faire appel pendant la perturbation. Élaborez une liste des coordonnées des personnes et des tiers essentiels qui auraient un rôle à jouer dans votre intervention.
7. Documenter le plan : Consignez par écrit tous les renseignements ci-dessus, y compris les activités et les ressources essentielles, vos stratégies à l’égard des quatre scénarios clés et votre liste de vérification des mesures, de même que tout autre renseignement pertinent (p. ex., la liste des personnes-ressources). Il s’agit de votre plan de continuité des activités.
Tenir à jour votre plan de continuité des activités
Passez en revue et mettez à jour annuellement votre plan de continuité des activités pour veiller à ce que les renseignements demeurent à jour et pertinents et que votre plan soit efficace.