L’Agence a envoyé cet avis a tous ces clients jeudi le 26 mars 2020.
Tant que cette nouvelle réalité dure, votre coopérative devra continuer à fonctionner de la façon la plus normale possible. La situation évolue de jour en jour, mais voici ce que nous avons appris jusqu’à maintenant.
Protégez vos membres
Nous encourageons nos coopératives d’habitation clientes et nos intervenants à faire de la sécurité et du bien‑être de leurs membres et de leurs employés une priorité absolue. L’Agence de la santé publique du Canada a recommandé différentes tactiques que vous pouvez adapter pour assurer la sécurité de vos membres.
- Restez à la maison et encouragez vos membres à faire de même.
- Concentrez‑vous sur le nettoyage des surfaces fréquemment touchées dans toutes les zones communes, y compris les ascenseurs, les poignées de portes, les comptoirs, les salles de bain, et tous les endroits où les membres pourraient passer du temps. Les surfaces fréquemment touchées devraient être nettoyées au moins trois fois par jour.
- Insistez sur l’éloignement social – garder une distance de deux mètres (environ 6,5 pieds) entre vous et les autres.
- Remettez à plus tard tous les événements, y compris les réunions de la coopérative et les réceptions.
- Faites la promotion du lavage des mains lent et minutieux avec du savon.
- Tout en gardant une distance sécuritaire, vérifiez la situation de vos membres les plus vulnérables.
Autant que possible, continuez d’exercer les activités de la coopérative
Plus que jamais, vos fournisseurs comptent sur les paiements de votre coopérative pour nourrir leur famille. S’il‑vous‑plaît, continuez de payer les factures de votre coopérative à temps.
Toutes les coopératives doivent trouver un équilibre entre la satisfaction des besoins de leurs membres et la santé financière de la coopérative. Communiquez avec votre gestionnaire de relations pour discuter avec lui des options qui s’offrent à vous.
Dans la mesure du possible, continuez de percevoir les loyers. Nous comprenons que la pandémie signifie des congédiements ou une perte de revenus pour certains membres. Encouragez les membres touchés par un congédiement à verser le montant le plus élevé possible pour eux, au moment où ils le peuvent et à tenter de se remettre sur pied aussi rapidement que possible.
La Société canadienne d’hypothèques et de lodgement (SCHL) a assuré aux coopératives que les fonds de subvention continueront sans interruption. Offrez alors l’aide sous forme de loyer proportionné au revenu lorsque la situation le justifie. De nombreuses coopératives assujetties à l’article 95 qui possèdent un fonds de subventions excédentaires peuvent utiliser ces ressources pour offrir une aide temporaire à leurs membres. Les coopératives tributaires d’un Prêt hypothécaire indexé (PHI) possèdent des fonds de sécurité d’occupation qui peuvent servir d’allègement à court terme. On sait que certaines coopératives pensent que ces fonds devraient être conservés pour des jours gris, c’est donc en plein le temps de les utiliser alors que nous faisons face en ce moment à des jours très sombres.
Le gouvernement fédéral a annoncé une aide financière pour les Canadiens et Canadiennes; vous trouverez plus de renseignements ici. Toutefois, les dispositions qui devront être prises pour assurer le versement de cette nouvelle aide au revenu prendront du temps. Dans la mesure du possible, utilisez cette occasion pour inscrire les membres au paiement de loyer par retraits préautorisés (pas de transferts électroniques, un moyen que l’Agence désapprouve activement).
Vous ne pouvez pas rembourser votre prêt hypothécaire? La SCHL offre des reports de paiements de remboursement des prêts hypothécaires et permet aux autres prêteurs à faire de même. Cela signifie que votre coopérative peut repousser le remboursement de son prêt hypothécaire à plus tard. (Toutefois, des intérêts débiteurs s’appliqueront.) Communiquez avec votre gestionnaire de relations si vous croyez que votre coopérative pourrait ne pas être en mesure d’effectuer son prochain paiement de remboursement du prêt hypothécaire.
L’éloignement social peut sauver des vies, mais il est impossible de l’appliquer lors des réunions en personne de la coopérative. Cela signifie que les assemblées générales annuelles et les assemblées générales destinées à l’approbation des budgets et des loyers ne peuvent plus avoir lieu. Vérifiez auprès de la Fédération de l'habitation coopérative du Canada (FHC du Canada) ou de votre fédération régionale pour obtenir des conseils sur la façon de tenir des assemblées générales.
En utilisant les téléconférences ou les vidéoconférences, les membres des conseils d’administration pourront tenir leurs réunions et continuer de mener les activités essentielles. Votre conseil devrait prendre le temps d’élaborer des plans d’urgence pour établir la façon dont vous exploiteriez la coopérative dans différentes circonstances. (Par exemple, si votre président et votre vice‑président ou votre gestionnaire étaient malades, que feriez‑vous?)
Les coopératives ne doivent exécuter aucune éviction pendant la pandémie, même si vous estimez qu’une éviction serait la meilleure solution pour votre coopérative. En Ontario, la Commission de la location immobilière de l’Ontario est temporairement fermée.
Communiquez avec votre vérificateur
La pandémie pourrait coïncider avec le moment de votre vérification annuelle. Dans ce cas, communiquez immédiatement avec votre vérificateur afin de discuter des prochaines étapes à suivre. La plupart des entreprises de vérification tentent d’offrir un service continu, même si leurs employés travaillent de la maison. Les vérificateurs pourraient être en mesure d’effectuer leur vérification à distance, mais vous devrez prendre des dispositions pour leur envoyer les dossiers de votre coopérative. Discutez avec votre gestionnaire de relations si vous croyez que votre déclaration annuelle auprès de l’Agence pourrait être en retard.
Nos partenaires d’habitation
L’Agence travaille avec ses partenaires du secteur pour vous donner autant de renseignements que possible. Nous travaillons à élaborer une page Web spéciale pour aider nos clients à rester informés. Lisez la récente Foire aux questions (FAQ) de la FHCC concernant les coopératives d’habitation et la COVID-19 de la FHC du Canada et continuez de vérifier régulièrement les sites Web de tous les partenaires du secteur.
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