L’Agence n’a jamais pensé à la possibilité d’une pandémie lorsqu’elle a rédigé son gabarit d’entente de services de gestion. Nous l’avons élaboré pour permettre aux coopératives de l’utiliser lorsqu’elles retiennent les services d’une société pour gérer leur propriété sans qu’il soit nécessaire d’être sur place. L’objectif était d’établir des attentes claires pour la coopérative et la société de gestion. Pour ce faire, nous avons inclus :
- Des services particuliers dont une coopérative a besoin, par exemple :
- la gestion financière;
- la gestion de l’occupation.
- Des normes auxquelles doivent satisfaire les sociétés de gestion, par exemple :
- payer les factures au plus tard à la date limite;
- avoir un logement en état d’emménagement dans les 15 jours suivants la date où il est devenu vacant.
- Une structure de frais qui confère à la société de gestion un incitatif afin de faire en sorte que toutes les unités soient occupées et de recouvrer les montants dus.
Comme l’a déclaré un représentant d’une société de gestion sur la liste de fournisseurs attitrés de l’Agence, [traduction] « La structure de frais est une situation gagnant-gagnant. Il s’agit d’un incitatif visant à réduire les arriérés, de telle sorte que la société de gestion gagne des honoraires plus élevés et que la coopérative bénéficie d’un bon flux de trésorerie. » Il y a non seulement un incitatif à recouvrer toutes les sources de revenus, mais l’entente énonce également des normes de service claires. [traduction] « L’entente établit des normes de rendement claires et donne à la coopérative une bonne compréhension de l’étendue des services que nous offrons. »
En ces temps inhabituels, l’entente fonctionne toujours.
Même pendant la pandémie, les coopératives obtiennent les services pour lesquels ils paient :
- la gestion de l’occupation;
- la collecte des revenus;
- la gestion financière;
- la gestion des installations physiques;
- l’administration des subventions;
- les services de gouvernance et administratifs;
- les services personnels.
L’entente n’exige pas que les sociétés de gestion se trouvent en tout temps à la coopérative. Elles peuvent fournir de nombreux services et satisfaire aux normes convenues sans être sur place.
Et les sociétés de gestion continuent de fournir de bons services.
Malgré la pandémie, les sociétés de gestion continuent de fournir des services. Les logements trouvent des occupants. Les réparations sont effectuées. Les rapports financiers sont présentés. Toutes les autres tâches qui relèvent de la gestion d’une coopérative sont accomplies. Il convient de souligner qu’elles sont bien accomplies, grâce également en partie au soutien continu des conseils d’administration des coopératives et des membres.
Travailler différemment pendant la pandémie.
Il peut y avoir d’autres différences dans la façon dont les tâches sont accomplies. Ces différences peuvent comprendre ce qui suit :
- Des réunions virtuelles.
- Des réparations effectuées en prenant des précautions supplémentaires pour protéger la sécurité du personnel, des entrepreneurs et des membres.
- Le nettoyage et la désinfection plus fréquents.
- De nouvelles procédures concernant les déménagements afin de limiter les pertes liées aux taux d’inoccupation, tout en gardant les gens en sécurité.
Travailler dur pendant la pandémie.
On attend toujours des sociétés de gestion qu’elles offrent un bon service. Cependant, pendant la pandémie, elles doivent parfois travailler plus fort.
L’exemple qui suit en est un bon venant d’une société de gestion. Elle affirme : [traduction] « En raison de la COVID-19, de nombreux membres de coopératives ont perdu des revenus. Afin de protéger la santé financière des coopératives et de conserver nos frais, nous avons dû travailler plus fort pour garder les arriérés bas. Nous avons :
- insisté sur l’importance que les membres paient leur loyer pour que la coopérative puisse payer ses factures;
- fourni des renseignements sur l’aide financière et les ressources liées à la COVID-19;
- renforcé respectueusement les règlements administratifs afin de recouvrer les loyers après que toutes les autres options équitables et raisonnables aient été prises. »
Personne ne sait pendant combien de temps la pandémie durera.
La pandémie se poursuit et il n’y a aucune fin en vue. Par conséquent, les sociétés de gestion continuent de :
- s’adapter au fur et à mesure que la situation évolue;
- satisfaire aux normes incluses dans l’entente de l’Agence;
- protéger les coopératives contre des éclosions;
- garder leur personnel en sécurité et en santé.
Pour en apprendre davantage à propos de notre modèle d’entente de services de gestion, consultez notre site Web ou communiquez avec votre gestionnaire des relations de l’Agence.