Malheureusement, c’est bien vrai que des fraudes peuvent être commises dans n’importe quelle organisation, et les coopératives d’habitation ne font pas exception. Bien que les cas de fraude soient rares, la prévention est essentielle, et c’est la raison pour laquelle les vérificateurs financiers vérifient les contrôles financiers internes et en rendent compte dans le cadre du processus de vérification annuelle.
Il est important de détecter rapidement les cas de fraude, et c’est la raison pour laquelle nous avons pensé qu’il serait utile de passer en revue certains indices révélateurs et les sonnettes d’alarme à surveiller ainsi que les mesures à prendre si vous soupçonnez qu’une fraude a pu être commise.
Sonnettes d’alarme
Au bout du compte, c’est le manque de surveillance et l’absence de contrôles internes adéquats qui peuvent permettre à quelqu’un de commettre une fraude. La mise en place de bons systèmes de freins et de contrepoids en ce qui a trait aux finances permet de s’assurer de l’honnêteté de toutes les personnes concernées. On ne devrait jamais accepter d’argent liquide.
L’absence d’états financiers courants à présenter au conseil d’administration et de systèmes d’approbation des dépenses, une carte de crédit d’une coopérative d’habitation dont les opérations ne sont à peu près pas surveillées ou des documents manquants concernant des demandes sont autant de signes que quelque chose ne va pas.
L’approvisionnement est un domaine auquel il convient de porter une attention particulière. Des activités comme des paiements multiples liés à une facture ou l’attribution de contrats à une même personne ou à une même entreprise malgré des preuves démontrant que les prix sont excessifs ou que l’offre n’est pas la moins coûteuse pourraient indiquer qu’il s’agit de fraude. Les politiques en matière d’approvisionnement énoncent habituellement les attentes quant aux pratiques concurrentielles pour les différents niveaux de dépenses.
Enfin, en ce qui concerne la gestion des finances, il est important de porter une attention particulière lorsqu’une seule personne gère la coopérative, et ce, avec très peu de surveillance et sans séparation des tâches. Bien que ce genre de situation ne soit pas rare dans les coopératives d’habitation plus petites, il est particulièrement important d’avoir des contrôles financiers internes efficaces. Il convient de remettre en question les modifications fréquentes apportées aux documents financiers et les paiements d’heures supplémentaires non documentées.
Détecter une fraude
Si vous soupçonnez qu’une fraude a été commise, votre coopérative doit tout d’abord communiquer avec son vérificateur pour qu’il procède à une expertise judiciaire. S’il est démontré qu’une fraude a été commise, faites part de vos constatations à votre compagnie d’assurance. Communiquez ensuite avec votre fédération locale pour obtenir de l’aide ou appelez le numéro de police non urgent de votre région.
Prévenir la fraude
Encore une fois, nous ne saurions trop insister sur le fait que la première étape, et la plus efficace pour prévenir la fraude avant qu’elle ne soit commise consiste à mettre en place de bons systèmes de contrôle et de surveillance. De nombreuses coopératives ont mis en place des politiques qui, notamment, interdisent que les administrateurs de coopératives aient des arriérés pour maintenir de bonnes mœurs et envoyer aux membres un message fort, à savoir que la coopérative prend les contrôles internes au sérieux. L’Agence a produit une vidéo (en anglais seulement) portant sur les contrôles financiers internes pour notre site Coup de circuit dans laquelle on décrit plus en détail les autres mesures à prendre.
Votre coopérative peut commencer par réviser ses politiques de gestion financière. Commencez par l’examen de vos règlements (ou règles) et de vos politiques, puis envisagez d’utiliser notre outil d’autoévaluation en ligne qui comporte des questions guidées qui peuvent vous aider à cerner les lacunes dans vos politiques.
La Fédération de l’habitation coopérative du Canada (FHCC) a aussi élaboré les ressources suivantes pour favoriser la responsabilité financière :
- Fiche-conseil du trésorier de la FHCC (en anglais seulement)
- Liste de vérification du trésorier de la FHCC (en anglais seulement)
Selon les besoins de votre coopérative, vous pouvez envisager d’investir dans l’achat d’un logiciel de comptabilité qui vous permettra de conserver une piste de vérification et rendra plus difficile la manipulation des dossiers. Enfin, il est important d’essayer d’instaurer une culture axée sur la transparence au sein de votre coopérative d’habitation. En favorisant une communication ouverte entre les membres du personnel, du conseil d’administration et de la coopérative au sujet des questions financières et des préoccupations possibles, tout le monde pourra comprendre comment l’argent de la coopérative est géré et à quelles fins il est utilisé.