Nous avons appris de vos commentaires que plusieurs coopératives ne partagent pas leurs états financiers en langage simple avec leurs membres. Nous vous demandé pour quelle raison, puisque l’Agence a instauré ce service pour aider vos membres à avoir une meilleure compréhension des états financiers de leur coopérative. Les réponses varient. Certains conseils d’administration n’y ont simplement pas pensé. D’autres disent qu’il y a « trop de paperasse », mais les coopératives munies du bon équipement peuvent projeter les états financiers durant leur assemblée annuelle sans utiliser de papier.
L’obstacle le plus important semble être que les états financiers en langage simple ne sont pas toujours disponibles aux coopératives à temps pour leur assemblée annuelle. C’est un vrai problème en Colombie-Britannique, où l’assemblée annuelle doit se tenir dans les quatre mois de la fin de l’exercice financier de la coopérative.
L’Agence peut vous aider si nous recevons la déclaration annuelle de renseignements de votre coopérative et les documents justificatifs au moins un mois avant la date de votre AGA. Cela nous laisse du temps pour confirmer tous les chiffres. Dès que nous vous informons que nous avons accepté votre déclaration, vous pouvez aller en ligne et télécharger vos états financiers en langage simple.
Certaines coopératives croient que les états financiers vérifiés ne deviennent
« officiels » que lorsqu’ils sont approuvés par les membres à l’assemblée annuelle et tant qu’ils ne sont pas « officiels », ils ne devraient pas être remis à l’Agence. En fait, en vertu de toutes les lois provinciales régissant les coopératives au Canada, il est de la responsabilité du conseil d’administration d’approuver les états financiers et de les présenter aux membres. Le rôle des membres, du point de vue juridique, est de recevoir les états financiers et non de les approuver. Une fois que le conseil d’administration a adopté les états financiers vérifiés et que deux administrateurs les ont signés, ils sont suffisamment officiels pour l’Agence!
Envoyez-nous-les à temps avec le reste de votre soumission de la DAR, et vous aurez les états financiers en langage simple à présenter à votre assemblée annuelle avec vos états financiers vérifiés. Quel est l’objectif? Avoir des membres qui comprennent vraiment la situation financière de leur coopérative et ses résultats. Il s’agit d’une priorité pour un mouvement qui prend ses membres au sérieux.