Le modèle d’entente de services de gestion est rédigé avec soin pour que votre gestionnaire et vous sachiez à quoi vous attendre l’un de l’autre. Il couvre les tâches et responsabilités du gestionnaire immobilier, sa rémunération, l’agenda des éléments à gérer et l’étendue de son autorité.
L’entente comprend un certain nombre d’annexes qui énumèrent :
- les principaux services de gestion immobilière
- les services supplémentaires requis par certaines coopératives et que d'autres voudront peut-être acheter
- les formulaires à utiliser par le gestionnaire dans son rapport au conseil.
Ces annexes sont jointes au modèle d’entente de gestion ci-dessous. Vous pouvez les télécharger et les remplir. Vous pouvez également les trouver séparément en bas de la section Embauchez de l’aide compétente.
Avant de lire l’entente, prenez note de certaines caractéristiques clés. La première est que la rémunération du gestionnaire dépend du revenu que la coopérative perçoit en loyers. Donc, un gestionnaire qui comble les logements vacants et perçoit rapidement les arriérés gagnera plus d’argent qu’un qui est plus laisser faire. La deuxième caractéristique est que vous payez pour des résultats, et non pas pour le nombre d’heures travaillées. Le gestionnaire s’engage à s'acquitter des tâches énumérées à l’annexe, peu importe le temps que cela prendra. Le gestionnaire doit également être sur place assez souvent pour s’occuper des préoccupations des membres et s'acquitter d'autres tâches. Le conseil d’administration et le gestionnaire peuvent convenir d’heures fixes à cet effet, sans frais supplémentaires pour la co‑op.
Poursuivez la lecture et vous verrez que la coopérative a elle aussi des tâches et responsabilités. Il va de soi que vous devez payer les honoraires du gestionnaire à temps, comme convenu. Mais votre conseil d'administration doit également être efficace dans l’approbation de nouveaux membres et la gestion des arriérés des membres.
Un examen annuel du rendement de votre gestionnaire est l'occasion pour votre conseil de reconnaître le bon travail qu’il a fait et de résoudre les problèmes. L'Agence dispose d'un formulaire qui devrait vous aider à évaluer les services de votre gestionnaire. Il suffit de suivre les étapes énumérées. Comme vous le verrez, votre conseil doit répondre à trois questions clés :
- « Les tâches énumérées dans le contrat ont-elles été effectuées? »
- « Le travail a-t-il été fait à temps? »
- « Si ce n’est pas le cas, comment pouvons-nous résoudre le problème? »
Les compagnies de gestion figurant sur la liste des vendeurs agréés de l'Agence sont tenues d'utiliser cette entente de services. Elle est également adaptée à toutes les coops opérant dans le cadre d'un programme fédéral dans toutes les provinces. Une coop qui désigne un gestionnaire en procédant à un appel d’offres ou à un appel de propositions doit décider à l’avance si l'entreprise retenue recevra cette offre de contrat ou une autre.
Cependant, si votre coop relève de la Loi sur les services de logement de l’Ontario, le modèle de contrat de service publié par la Région de l’Ontario de la FHCC sera plus adapté.