Une étape importante du dépôt annuel de votre Déclaration annuelle de renseignements (DAR) est de vous assurer que les renseignements qui y figurent sont exacts et complets. Votre vérificateur fournira une ébauche de la DAR à votre conseil d’administration. Le vérificateur est certes la personne la mieux placée pour s’occuper de la portion financière, mais qui est le plus au fait de l’ensemble de vos activités?
La personne-ressource principale et l’autre personne-ressource sont-elles toujours les mêmes? Y a-t-il eu un conflit d’intérêts de nature financière au cours de la dernière année? Vos membres ont-ils approuvé le budget? Quels sont vos loyers actuels? La déclaration comprend ces questions ainsi que d’autres questions auxquelles le conseil d’administration doit répondre, généralement en consultant son personnel.
Avant que votre vérificateur n’effectue le dépôt, veuillez examiner l’ébauche de votre DAR afin de vous assurer que tous les renseignements concernant vos activités sont exacts. Quel est votre objectif? Obtenir une DAR bien remplie. Quelle sera votre récompense? Vous aurez la certitude qu’aucun renseignement manquant ou erroné n’occasionnera de retard pour vos rapports de l’Agence ou ne diminuera la pertinence de ces derniers pour votre coopérative.