Lorsque la Loi sur les sociétés coopératives en Ontario a été mise à jour en 2023, un certain nombre de modifications ont été apportées. Les règlements administratifs de votre coopérative doivent tenir compte de ces modifications. Votre conseil d’administration, les membres de votre personnel et vos membres ont donc du travail à accomplir pour harmoniser vos règlements administratifs avec la nouvelle révision de la Loi – si vous ne l’avez pas encore fait.
Pourquoi ces modifications ont-elles été apportées?
La COVID-19 a poussé les coopératives à mener leurs activités de manière virtuelle, transférant la gouvernance et les opérations en ligne. Pendant la pandémie, les coopératives ont adopté une technologie de réunions virtuelles afin de continuer à fonctionner en dépit des restrictions relatives aux réunions en personne. En 2021, la plupart des coopératives de l’Ontario étaient à l’aise de tenir des réunions du conseil d’administration et des membres de manière virtuelle. La Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence a ajouté une annexe à la Loi sur les sociétés coopératives qui permettait les opérations d’entreprises virtuelles, mais son expiration en 2022 a incité le secteur à repenser la participation et la gouvernance virtuelles, menant à l’apport de modifications à la Loi en 2023.
Quelles sont les principales modifications?
Voici les principales modifications dont votre coopérative devrait être informée :
- Les coopératives peuvent tenir des réunions des membres de manière électronique.
- Les membres peuvent voter pour les administrateurs avant la réunion d’élection.
- Les membres peuvent transmettre certains avis juridiques au bureau de la coopérative par voie électronique.
- La coopérative peut transmettre certains avis juridiques aux membres par voie électronique.
- Les conseils d’administration des coopératives peuvent adopter des motions par signature sans tenir une réunion.
Quels règlements administratifs devons-nous mettre à jour ou modifier?
Vous devrez mettre à jour vos règlements administratifs sur l’occupation et l’organisation de la coopérative pour inclure les modifications apportées aux procédures d’élection et pour permettre l’exécution de certaines activités de la coopérative par voie électronique. La bonne nouvelle est que votre coopérative n’a pas à commencer du début. En travaillant avec les partenaires du secteur et les conseillers juridiques, la Fédération de l’habitation coopérative du Canada (FHCC) a élaboré des modèles de règlements administratifs que votre conseil d’administration et vos membres peuvent approuver.
Que devrait faire notre coopérative pour commencer?
La section des ressources du site Web de la FHCC contient tous les modèles et toutes les instructions pour l’adoption de ces nouvelles règles à votre coopérative. Nous encourageons tous nos clients de l’Ontario à faire de la modification des règlements administratifs une priorité.
Inclure ce travail dans votre plan d’action!
Si votre coopérative fait partie du Programme de soutien au loyer, vous pouvez ajouter l’adoption de ces nouveaux règlements administratifs ou de ces modifications à votre plan d’action. L’équipe du soutien au loyer de l’Agence sera heureuse de vous aider à mettre à jour votre plan afin d’inclure ce travail important.